Speicherort Meine Sharepoint Websites
Sharepoint ist fertig konfiguriert mit einer Reihe an Dokumentenbibliotheken. Es bleibt neben dem Arbeiten mit Check Out und Versionierung eine andere entscheidende Frage: das Auffinden des gewünschen Speicherplatzes innerhalb der Sharepoint Hierarchie. Was aus Entwicklersicht eher Routine ist, wird für den Anwender schnell zum Problem: das Durchhangeln durch Sharepoint Sites und Bibliotheken.
Es ist daher ein konsequenter Wunsch des Nutzers, einige direkte Links auf Seiten des Portal als Speicherort zur Auswahl zu haben.
Eine schnelle, weil problemlose Lösung ist die Nutzung der Netzwerkumgebung. Leider ist genau die nicht sonderlich hilfreich. Automatisch erzeugte Einträge in der Netzwerkumgebung haben keine sprechenden Namen und führen unter Umständen über Ecken der Sharepoint-Umgebung, die mehr Verwirrung schafft als Lösung bietet.
Ein kaum dokumentiertes Feature ist das Speichern unter “meine Sharepoint Websites”, - schade, tut doch genau sie, was der Anwender sich wünscht, - aber bis zum konkreten Einsatz sind einige Hürden zu überwinden, zumindest im Umfeld Windows XP mit Office 2007 (so das Setting für die folgenden Überlegungen).
Vorbereitungen zur Nutzung von “meine Sharepoint Websites”
Die in “meine Sharepoint Websites” angezeigten direkten Links werden in der Sharepoint Zentraladministration/Shared Services unter “Veröffentlichte Hyperlinks für Office-Clientanwendungen” angelegt. Die Idee hinter dieser Vorgehensweise ist, eine Reihe häufig genutzter, wichtiger Links an die Benutzer zu verteilen. Diese Vorbereitung ist mit etwas Planung schnell erledigt. Planung allein schon deshalb, weil es sicherlich wichtig ist, die Anzahl verfügbarer Links zu limitieren. Der Vorteil übrigens ist der individuell zu vergebende Name. Aus einer langen URL wird so einfach “Rechnungen” oder “Mahnungen”.
Im Prinzip - soweit so gut, wäre man damit bereits mehr oder weniger fertig. Glaubt man dem wenigen, was man auf die Schnelle googlen kann, hätte man damit einen Selbstläufer. Nur leider passiert zunächst einfach gar nichts. Ich habe einmal den Fall erlebt, dass “meine Sharepoint Websites” auf dem Clientrechner überhaupt nicht erst erzeugt würde, ein andermal, dass die unter Shared Services angelegten Links auf dem Client Rechner nicht sichtbar wurden. Damit also (unter verschiendenen Client-Accounts und unter verschiedenen Sharepoint-Accounts) zwei Probleme, die gelöst werden müssen, damit man dieses praktische Feature auch wirklich nutzen kann.
Meine Sharepoint Websites wird nicht angezeigt
Die Grundvoraussetzung zur Nutzung dieser Funktion ist natürlich, dass “meine Sharepoint Websites” überhaupt im Speichern Dialog angezeigt wird.
Meine Sharepoint Websites im Portal
Dies ist offenbar nicht immer (!), aber vor allem dann der Fall, wenn “meine Sharepoint Websites” auch im Sharepoint Portal angezeigt wird, auf das man über den entsprechenden Client Rechner zugreift. Ich bin mit der Formulierung etwas vorsichtig, weil ich auf verschiedenen Systemen mit verschiedenen Accounts vollkommen unterschiedliche Effekte beobachtet habe.
Meine Sharepoint Websites innerhalb des Portals wiederum übrigens erfordert die explizite Mitgliedschaft in Sharepoint Benutzergruppen… Gegebenenfalls müssen also einzelne Benutzer zunächst einzelnen Gruppen zugewiesen werden. Sehr hilfreich war an dieser Stelle ein etwas älterer, englischsprachiger .
Meine Sharepoint Websites im Office Dialog
Angeblich installiert jede Office 2007 Anwendung den Link auf meine Sharepoint Websites, bzw. entsprechend ein Verzeichnis C:\Dokumente und Einstellungen\<Username>\Lokale Einstellungen\Anwendungsdaten\Microsoft\Office\. Gelesen . Leider kann ich genau das nicht bestätigen. Ob dieser Ordner vorhanden ist, hängt von anderen Faktoren ab, beispielsweise einem Registry Key, der nicht zwingend vorhanden ist: HKEY_CURRENT_USER\Software\Microsoft\Office\12.0\Common\Server Links\Published\.
Ist dieser Eintrag vorhanden, dann auch das Verzeichnis - und umgekehrt. Da ich es nicht für eine gute Lösung halte, Client-Rechner zu ihrem Glück zu zwingen, habe ich nicht versucht, hier zu manipulieren. Das Verzeichnis allein übrigens ist nicht ausreichend. Ohne Registrierungseintrag hilft das Verzeichnis gar nichts. Man findet zu diesem Thema Forenbeiträge in einschlägigen Foren. Lösungen hingegen kaum.
Eigene Website - eine Lösung?
Nirgendwo ist dokumentiert, dass die Nutzung einer eigenen Sharepoint Benutzer-Seite eine Grundvoraussetzung wäre, jedenfalls ist das Anlegen einer eigenen Benutzer-Website eine gute Voraussetzung. Legt man nämlich eine eigene Sharepoint Website an, so fragt Microsoft, ob man diese eigene Website als Standardspeicherort für Office speichern möchte. Quittiert man diesen Dialog mit “JA”, so werden jener Registrierungseintrag und das Verzeichnis erzeugt. Leider wird damit auch das Sharepoint-Portal vergrößert. Ein hoher Preis für einen einfachen Link im Speicher-Unter Dialog finde ich, wenn man das Feature “eigene Sharepoint Website” im Unternehmen nicht nutzen möchte.
Hinweis
Sollte diese Vorgehensweise übrigens nicht funktionieren, so bleibt der Klick auf “Als Standard für meine Website festlegen“, der sich auf der eigenen Sharepoint Website oben rechts befindet. So denn alles seinen Weg geht, werden damit auch die Registrierungseinträge des Clients an dieser Stelle neu geschrieben. Als Problemstelle möchte ich anführen, dass genau dieser Link innerhalb meines Testsystems nicht unmittelbar nach Erstellung der eigenen Sharepoint-Website zur Verfügung stand.
Die Veröffentlichten Hyperlinks für Office-Clientanwendungen werden nicht angezeigt
Ist man soweit gekommen, kann man vor einem weiteren Problem stehen: der Speichern unter und Öffnen Dialog zeigen zwar “Meine Sharepoint Websites” an, dieser Ordner bleibt jedoch leer.
Der Schlüssel liegt wieder mal in der Registry des Client: HKEY_CURRENT_USER\Software\Microsoft\Office\12.0\Common\Portal\LinkPublishingTimestamp
Dieser Registrierungsschlüssel macht nichts anderes als einen Timestamp abzufragen und dementsprechend alle 24 Stunden eine aktualisierte Version der Links unter “meine Sharepoint Websites” zur Verfügung zu stellen. Für den Anwender bedeutet dies also zunächst 24 Stunden warten.
Wer eine sofortige Aktualisierung wünscht, löscht diesen Key und startet seine Office Anwendung neu. Eventuell hilfreich ist, dass alle Office Anwendungen geschlossen sind (ich kann nicht bestätigen, dass das Öffnen einer Office Anwendung ausreichend sei). So erfolgt die Aktualisierung der “meine Sharepoint Websites” Links.
Fazit
Die Bereitstellung von “Meine Sharepoint Websites” mag in vielen Sharepoint Umgebungen wie von selbst funktionieren. Dass dem nicht immer so ist, zeigen schon die vielen Hilferufe, die einem während der Recherche ins Auge fallen. Deutschsprachige Quellen zum Thema gibt es kaum. Switcht man allerdings in englischsprachige Gefilde, so findet man schnell eine Reihe an Beiträgen zum Thema.
Alles in Allem hilft “meine Sharepoint Websites” dem Anwender eine ganze Menge. Es war in meinem Fall genau das, was wir brauchten. Recherche und Troubleshooting haben sich definitiv gelohnt.
